Les meilleurs outils numériques pour optimiser vos activités

Pour les petites et moyennes entreprises (PME), l’innovation dans l’économie numérique signifie qu’il y a plus d’outils disponibles que jamais pour aider à rationaliser les opérations, réduire les coûts et fournir de meilleurs services et produits à vos clients.

Qu’il s’agisse de marketing, d’analyse, de productivité ou de comptabilité, il existe un large éventail d’outils en ligne et d’applications pour vous aider à accomplir vos tâches rapidement et efficacement. Si vous n’exploitez pas ces outils pour votre PME, cela signifie que vous rendez certaines choses plus difficiles qu’elles n’ont besoin de l’être.

Si bon nombre des meilleurs outils numériques sont gratuits (ou ont des versions gratuites), la numérisation de votre entreprise peut entraîner certains coûts. La bonne nouvelle : vous pourriez être admissible à un financement gouvernemental pour accélérer le processus.

En 2021, le gouvernement du Canada a lancé le Programme canadien d’adoption du numérique (PCAN) pour aider les entreprises canadiennes à accroître leur présence en ligne et à mettre à niveau ou à adopter des technologies numériques.

Dans le cadre du PCAN, les PME peuvent évaluer leur état de préparation numérique et demander des subventions et des prêts en ligne pour les aider à tirer parti des possibilités de commerce électronique, à mettre à niveau ou à adopter des technologies numériques, et à numériser leurs activités.

Toute entreprise qui envisage d’investir dans des outils numériques devrait explorer le PCAN pour voir si elle est admissible à une aide:

Examinons maintenant quelques-uns des meilleurs outils numériques pour mettre votre petite entreprise à niveau.

1. Le Marketing

   Le marketing direct par courrier électronique offre généralement le meilleur rendement du capital investi par rapport aux autres canaux numériques.

   Mailchimp est une plateforme de marketing numérique de premier plan pour les petites entreprises, qui propose des plans gratuits et payants. La version gratuite est limitée à 500 contacts pour les campagnes de marketing par courriel, mais vous pouvez augmenter ce chiffre à 50 000 contacts pour seulement 15 $ par mois. Mailchimp propose également des outils d’automatisation et d’analyse par IA qui peuvent vous aider à cibler le bon segment de votre clientèle, à rendre votre contenu plus attrayant et à envoyer le bon message au bon moment pour augmenter les conversions.

   Bien que Mailchimp soit très apprécié des petites entreprises pour ses options à faible coût, il existe d’autres options solides pour la gestion de la relation client (GRC) comme

   ActiveCampaign ,qui peut gérer votre marketing par courriel, l’automatisation du marketing, l’automatisation des ventes et la GRC avec un seul outil optimisé.

   ActiveCampaign dispose de puissants outils d’automatisation et de messagerie, y compris la possibilité d’envoyer des SMS et des messages sur les médias sociaux. Les forfaits vont de 37 $/mois avec des fonctionnalités limitées à 193 $/mois pour une solution complète d’outils de marketing.

2. Analytique

   Google Analytics ,disponible en version gratuite et payante, est la référence mondiale en matière de suivi analytique en ligne.

   La plateforme gratuite vous donne un aperçu approfondi des performances de votre site Web ou de votre application, et s’intègre aux outils de marketing et de publicité de Google (notamment Google Ads, Search Console et Data Studio). De nombreuses PME seront probablement satisfaites de la version gratuite, qui offre des outils puissants pour créer des rapports riches en données.L’inconvénient de l’interface riche en fonctionnalités de Google Analytics est qu’il faut un certain temps pour apprendre à le configurer, le mettre en œuvre et le maintenir. Vous devrez également comprendre comment interpréter et utiliser les données de la plateforme, ce qui peut nécessiter de passer un certain temps à explorer les fonctionnalités.

   Pour les entreprises qui recherchent des options d’analyse plus simples, il existe quelques options:

   Hubspot est une plateforme de GRM gratuite qui comprend des outils de marketing, de vente, de service, d’exploitation et de création de sites Web. Avec son interface utilisateur simplifiée et son solide support client, c’est une bonne option pour les entreprises à la recherche d’une solution d’analyse gratuite qui, bien que moins puissante que l’outil Google, leur permettra d’être plus rapidement opérationnelles.

   Pour l’analyse des médias sociaux, Brand24 est un outil de surveillance des médias peu coûteux qui vous permet d’accéder instantanément aux mentions de la marque sur les canaux sociaux, aux actualités, aux blogues, aux vidéos, aux forums, aux balados et aux critiques. Avec une couverture aussi large, l’application peut vous aider à ne jamais manquer une mention de votre marque en ligne. Si Brand24 proposait auparavant une version gratuite, elle ne propose désormais qu’un essai gratuit de 14 jours. Les forfaits vont de 49 $/mois pour les petites marques à 249 $/mois pour un compte d’entreprise destiné aux grandes entreprises.

3. Productivité

   Il existe un grand nombre d’outils de productivité et ils remplissent de nombreuses fonctions différentes. Ceux qui conviennent à votre entreprise dépendent de vos besoins, mais voici quelques-uns des plus utilisés dans le secteur des PME.

   Calendly est un outil de planification simple, mais puissant qui peut aider vos clients à faire des réservations ou à planifier des rendez-vous. Il est gratuit, facile à synchroniser avec votre calendrier et à ajouter à votre site Web .

   Grammarly est un excellent outil gratuit pour la rédaction de textes, qui permet d’éliminer les erreurs, d’ajouter de la clarté et de gagner un temps précieux. Il peut être utilisé quotidiennement pour les sites Web et les textes de marketing et s’intègre parfaitement aux navigateurs, aux logiciels de traitement de texte et aux clients de messagerie.

   Toggl est un outil de suivi de la gestion du temps gratuit et populaire, doté d’une interface simple et conviviale et d’une intégration avec divers autres outils numériques. Idéal pour les travailleurs indépendants et les agences qui cherchent à suivre les heures facturables.

   RescueTime iest un outil peu coûteux qui fournit un rapport analytique personnel pour vous aider à suivre le temps que vous avez passé sur une tâche donnée. Offrant des analyses et des recommandations automatisées pour vous aider à gérer votre journée, RescueTime est idéal pour les employés qui tentent de rester productifs tout en travaillant à domicil.

   Google Drive vous aide à créer, modifier et partager tous vos documents à partir d’une plateforme centralisée. Il facilite la collaboration avec vos collègues en permettant l’affichage et la modification partagés de documents Word, de feuilles de calcul et de présentations, avec des outils de communication intégrés à l’éditeur de documents. Mieux encore, comme il est basé sur le nuage et qu’il enregistre instantanément, vous ne perdrez plus jamais votre travail.

   ProcessStreet is a free but full-featured workflow management platform to help manage your team’s recurring checklist and process tasks. ProcessStreet helps you save time by creating simple workflows that can be reused for multiple processes like approval chains, and allows you to track progress and collaborate with multiple users or teamsest une plateforme de gestion de flux de travail complète et gratuite qui vous aidera à gérer les listes de contrôle et les processus récurrents de votre équipe. ProcessStreet vous aide à gagner du temps en créant des flux de travail simples qui peuvent être réutilisés pour de multiples processus comme les chaînes d’approbation, et vous permet de suivre les progrès et de collaborer avec plusieurs utilisateurs ou équipes.

4. Comptabilité

   Intuit Quickbooks ,développé au Canada, est peut-être le logiciel de comptabilité le plus connu et le plus complet du marché. Principalement destiné aux particuliers en affaires et aux petites entreprises, il est également assez puissant pour répondre aux besoins comptables de la plupart des entreprises de taille moyenne.

   La plateforme basée sur le nuage offre des outils de paiement, de paie, de transactions bancaires et de tenue de livres à la fois à partir du bureau et en déplacement grâce à l’application mobile Quickbooks.

   La société torontoise Wave se présente comme une solution unique pour la gestion des finances des petites entreprises et propose des outils de facturation, de paiement, de comptabilité, de transactions bancaires et de paie, dont beaucoup sont gratuits. Les interfaces en ligne et les applications de Wave sont bien conçues, bien organisées et faciles à utiliser.

   L’application de comptabilité permet de synchroniser tous vos comptes bancaires en un seul endroit afin de surveiller votre trésorerie, et la version gratuite offre un suivi illimité des revenus et des dépenses, des connexions bancaires et de cartes de crédit, ainsi que la mise en relation illimitée de partenaires ou de collaborateurs .

   Xero est un logiciel de comptabilité basé sur le cloud computing, conçu spécifiquement pour les petites entreprises. Conçu pour faciliter la tâche des utilisateurs ayant peu ou pas d’expérience en comptabilité, Xero peut vous aider à payer des factures et à réclamer des dépenses, à vous connecter à votre banque et à permettre la collaboration avec des employés ou des partenaires. Il dispose de puissantes fonctions d’automatisation pour des tâches telles que la facturation et la production de rapports, et d’une excellente application mobile complète pour vous aider à gérer vos dépenses en déplacement.

   L’utilisation de Xero n’est pas gratuit, mais la société propose un essai gratuit, et les forfaits sont relativement peu coûteux, à partir de 17 $ par mois pour l’abonnement de base et jusqu’à 54 $ par mois pour un compte premium.