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Déclaration en matière de vie privée

Introduction
Énoncé sur la protection des renseignements personnels
Responsabilité
Finalités de la cueillette de renseignements personnels
Consentement
Limitation de la cueillette, de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
Protection des renseignements personnels
Exactitude des renseignements personnels recueillis et accès à ces renseignements
Questions
Utilisation du site Web de la Chambre de commerce du Canada
Information sur ce site Web
Exactitude de l'information du présent site Web
Exactitude de l'information des sites Web liés au présent site Web
Copie de l'information du présent site Web

 

Introduction

La protection de la vie privée et de la confidentialité des renseignements – sur Internet, au téléphone ou par l’entremise de nos bureaux – a toujours sous-tendu la façon dont la Chambre de commerce du Canada (la « Chambre ») exerce ses activités. Nos activités sont fondées sur une politique et des procédures connexes qui orientent la gestion des renseignements personnels que nous recueillons. Nous avons créé cet énoncé en matière de protection des renseignements personnels pour démontrer que la Chambre est fermement déterminée à protéger la vie privée de ses membres, de ses partenaires et des visiteurs éventuels à son site Web. La présente politique et les procédures y afférentes sont conformes au Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (ci-après le « Code type de CSA International ») et à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.


Énoncé sur la protection des renseignements personnels

La présente politique se rapporte uniquement aux renseignements personnels gérés par la Chambre. On entend par renseignements personnels les renseignements qui concernent un individu identifiable, à l’exclusion des renseignements d’ordre commercial. Les renseignements suivants expliquent comment la Chambre gère les renseignements personnels. La Chambre se réserve le droit de modifier la présente politique et pourrait la mettre à jour de temps à autre. Étant donné que ces changements pourraient affecter la gestion de vos renseignements personnels, veuillez vous tenir au fait des modifications apportées.


Responsabilité

La Chambre est responsable des renseignements personnels qui relèvent d’elle. La responsable de la confidentialité de la Chambre est la Vice-présidente et chef des services financiers qui est désignée comme étant responsable de la politique en matière de protection des renseignements personnels de la Chambre. On peut rejoindre cette personne :

  • par courriel, à privacy@chamber.ca
  • par téléphone, au (613) 238-4000, poste 229
  • par télécopieur, au (613) 238-7643
  • par courrier, à la Chambre de commerce du Canada, 360, rue Albert, bureau 420, Ottawa (Ontario) K1R 7X7

 

Toutes les questions concernant la gestion des renseignements personnels par la Chambre doivent être adressées à la responsable de la confidentialité. Les procédures à suivre pour poser des questions concernant l’accès aux renseignements personnels sont abordées dans la section intitulée Exactitude des renseignements personnels recueillis et accès à ces renseignements.


Finalités de la cueillette de renseignements personnels

Les finalités pour lesquelles la Chambre recueille des renseignements personnels seront déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci. La Chambre peut recueillir des renseignements personnels aux fins suivantes :

  • administration des affiliations à la Chambre et prestation des services aux membres;
  • inscription aux événements de la Chambre, par exemple le congrès annuel;
  • achat de divers produits ou services y compris, sans toutefois s’y limiter, un carnet, la certification des documents ou des publications; et
  • traitement et administration de ce qui précède ou autres fins selon qu’il sera nécessaire.

 

La Chambre n’utilisera pas les renseignements personnels à des fins autres que celles déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Services aux membres

La Chambre peut recueillir les coordonnées des employés de ses membres aux fins suivantes :

  • envoyer des bulletins et autres renseignements pertinents
  • informer ses membres des prochains événements de la Chambre
  • envoyer des factures et, d’autre part, administrer les affiliations à la Chambre.

 

Ces coordonnées sont fournies volontairement par les membres de la Chambre et ces derniers peuvent, en tout temps, demander que leur nom soit rayé des listes d’envoi de la Chambre.

Par l’entremise de commerçants externes, la Chambre offre divers services à ses membres par le biais de programmes tels que :

  • Programme Esso/Compagnie pétrolière impériale de facturation individuelle des chauffeurs
  • Programme de tarifs spéciaux VISA pour commerçants de la Banque TD Canada Trust.

 

Les membres qui décident de participer à ces programmes doivent se reporter aux politiques sur la protection des renseignements personnels des sociétés parrains. La Chambre évite de recueillir, d’utiliser et de conserver des renseignements personnels aux fins de ces programmes.

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Service de Carnet

La Chambre peut recueillir des renseignements personnels aux fins de l’émission d’un carnet. Ces renseignements sont recueillis lors du processus de demande de carnet et servent uniquement à l’émission de celui-ci. Ils sont conservés et détruits comme les autres renseignements personnels recueillis par la Chambre, tel qu’énoncé dans la présente politique, à moins qu’une réclamation n’ait été faite. Dans un tel cas, les renseignements consignés au dossier du carnet sont conservés pendant six ans après le règlement de la réclamation, conformément aux exigences du programme de carnet. Les renseignements concernant le programme de carnet et le processus de demande, y compris les formulaires indiquant quels renseignements doivent être fournis, sont affichés au site Web du Carnet de la Chambre à l’adresse Chamber.ca.

Le cautionnement est un des trois modes de dépôt de garantie adéquat pour un carnet. Les clients qui choisissent cette option peuvent présenter une demande au programme de cautionnement du Carnet ATA de la Chambre en remplissant le formulaire de demande et le Personal Worth Statement (s’il y a lieu). En fournissant volontairement des renseignements personnels la concernant, une personne consent à la collecte, à l’utilisation et à la communication des dits renseignements aux fins de l’émission du cautionnement.

Ces formulaires et tout autre renseignement nécessaire au traitement du cautionnement seront fournis au courtier de la Chambre, Aon Reed Stenhouse Inc. (« Aon »), et par Aon à l’assureur. Les renseignements personnels fournis à des tierces parties sont régis par la politique sur la protection des renseignements personnels de la tierce partie. Pour obtenir des renseignements sur la politique de Aon, veuillez consulter le site Web de l’organisme à l’adresse Aon.ca/atacarnet/ ou communiquer avec le responsable de la politique en matière de protection des renseignements personnels de Aon par courrier à l’adresse suivante :

20, rue Bay
Toronto (Ontario)
M5J 2N9
À l’attention du responsable de la politique en matière de protection des renseignements personnels
ou par courriel à l’adresse : privacy.officer@aon.ca.


Consentement

La Chambre obtient le consentement de la personne à propos de qui des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués par le truchement des renseignements fournis à la personne avant la collecte ou au moment de celle-ci. La Chambre exige une signature en guise de consentement pour les renseignements de nature plus délicate, notamment les numéros de carte de crédit.

Si une personne a volontairement fourni des renseignements, elle a consenti à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements permettant de l’identifier tel qu’énoncé dans la présente politique en matière de protection des renseignements personnels. Comme l’exige le Code type de CSA International, la Chambre n’utilisera pas les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles la personne a consenti. Si la Chambre exige des renseignements personnels à des nouvelles fins, elle communiquera avec elle pour obtenir son consentement à cette nouvelle utilisation.


Limitation de la cueillette, de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

La Chambre évite de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à moins que la personne concernée n'y consente et fournisse les renseignements volontairement. Dans certaines circonstances, nous pourrions requérir des renseignements personnels plus précis pour traiter une demande de renseignements ou offrir un produit ou un service; citons, à titre d’exemple, les formulaires d’adhésion, de carnet ou de rétroaction. Dans ce cas, nous fournissons une description des renseignements dont nous avons besoin. En toutes circonstances, la Chambre limite la quantité et le type de renseignements recueillis aux renseignements personnels requis pour fournir à l’intéressé le renseignement, le produit ou le service demandé. Nous recueillons uniquement les renseignements fournis volontairement et promettons de conserver les dits renseignements à titre essentiellement confidentiel.

La Chambre peut communiquer les renseignements personnels recueillis sans le consentement de l’intéressé, notamment à ses avocats, à des fins associées à une enquête en vertu d’une loi, à l’application ou à l’administration d’une loi ou si la communication des renseignements est requise par la loi. La Chambre évite d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l’intéressé sauf si la loi applicable l’y autorise.

La Chambre ne conserve les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la prestation du produit, du service ou du renseignement demandé. Ainsi, les renseignements personnels fournis aux fins d’inscription à un événement seront utilisés uniquement pour cet événement et ensuite effacés ou détruits. Dans certaines circonstances, cependant, la Chambre doit conserver des renseignements pour une période de temps précise pour satisfaire aux exigences en matière d’établissement de rapports juridiques et de conservation. En général, la Chambre conserve les renseignements personnels pour une durée maximale de sept ans dans un endroit sûr.

La Chambre ne se livre pas à la vente ou au troc de renseignements personnels à des tierces parties. La Chambre peut confier des renseignements à des fournisseurs de services lorsqu’elle impartit le traitement des renseignements dans le cadre de ses procédures administratives ou de la prestation des services aux membres dans des cas précis. Le fournisseur de services auquel les renseignements personnels sont confiés aux fins de traitement doit respecter la présente politique et éviter d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels qui lui sont confiés à des fins autres que la prestation de services à la Chambre.

La Chambre conserve tous les renseignements personnels recueillis de façon à assurer leur sécurité et confidentialité en tout temps.


Protection des renseignements personnels

La Chambre respecte la vie privée de ses membres, de ses partenaires et des visiteurs éventuels à son site Web et la protégera aussi vigoureusement que possible. Nous conservons les renseignements personnels dans des dossiers électroniques et physiques sécuritaires. Nos mesures de sécurité sont les suivantes : verrouillage des classeurs et usage des mesures techniques standard de l’industrie, notamment pare-feu, chiffrement, détection de l’intrusion et accès sélectif aux ordinateurs. Il est impossible de garantir l’entière sécurité des transmissions de données sur Internet. Par conséquent, bien que nous nous attachions à protéger les renseignements personnels, nous ne pouvons assurer ni garantir la sécurité des renseignements que les gens nous transmettent ou reçoivent de nous par voie électronique. Cela est particulièrement vrai pour les renseignements qui nous sont transmis par courriel. Nous n’avons aucun moyen de protéger ces renseignements avant qu’ils ne nous parviennent. Dès que nous recevons une transmission, nous faisons tout en notre pouvoir pour nous assurer qu’elle est en sécurité dans nos serveurs. À l’interne, l’accès aux renseignements personnels est limité aux employés qui en ont besoin pour accomplir leur travail. Ces employés sont peu nombreux, connaissent nos politiques en matière de protection des renseignements personnels et s’engagent à les respecter.

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Exactitude des renseignements personnels recueillis et accès à ces renseignements

La Chambre voit autant que possible à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets, à jour et pertinents que l'exigent les fins auxquelles ils sont recueillis. La Chambre n’actualise pas régulièrement les renseignements personnels.

La Chambre met à la disposition de toute personne des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Nous rendons notre politique en matière de protection des renseignements personnels et nos pratiques connexes accessibles aux particuliers sur le site Web de la Chambre et par écrit. Toute question concernant le traitement des renseignements personnels par la Chambre peut être adressée à notre responsable de la confidentialité.

Toute personne qui présente une demande écrite peut consulter ou corriger les renseignements personnels la concernant recueillis par la Chambre. La Chambre l’informera de l'existence de renseignements personnels la concernant, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, le cas échéant. Dans certaines circonstances exceptionnelles prévues dans le Code type de CSA International, il peut être impossible à la Chambre ou de donner à une personne accès aux renseignements personnels que la Chambre possède à son sujet. Dans ce cas, la Chambre informera la personne des raisons pour lesquelles on lui refuse l'accès aux renseignements, conformément au Code type de CSA International.

Pour présenter une demande, il suffit d’envoyer une lettre, un courriel ou une télécopie à notre responsable de la confidentialité à l’adresse susmentionnée. La demande doit inclure les renseignements suivants :

  • Nom
  • Coordonnées
  • Numéro de membre ou de carnet (le cas échéant)
  • Nature de la demande, par exemple :
    • consulter et/ou corriger les renseignements
    • se renseigner sur l’utilisation et/ou la communication des renseignements 

 

Si la demande porte sur une transaction précise, il faut indiquer la date de la transaction et fournir un numéro de reçu, le cas échéant.

La Chambre répondra à la demande dans les trente jours suivant réception. Si nous sommes incapables de répondre dans ce délai, nous enverrons un avis de prolongation.


Questions

Les questions et les commentaires concernant le traitement des renseignements personnels par la Chambre doivent être adressés à notre responsable de la confidentialité.


Utilisation du site Web de la Chambre de commerce du Canada

Estimant que le respect de la vie privée en ligne est déterminant pour le succès d’Internet et du commerce électronique en général, la Chambre de commerce du Canada (la « Chambre ») est fermement déterminée à respecter le droit à la vie privée de chaque visiteur. La présente déclaration explique la politique de gestion des renseignements personnels sur son site Web, Chamber.ca, et décrit les pratiques suivies par la Chambre au regard du respect de la vie privée des utilisateurs de ce site. Si vous parcourez et consultez le matériel affiché sur ce site Web ou que vous y envoyez ou inscrivez du matériel, vous (l’« utilisateur ») acceptez les conditions de cet engagement en matière de vie privée et nos pratiques relatives à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels.

La Chambre peut actualiser cette déclaration en matière de vie privée de temps à autre pour refléter les améliorations du site Web susceptibles d’affecter l’utilisation des renseignements personnels. Il est donc recommandé de la consulter périodiquement.


Information sur ce site Web

L’information (collectivement appelée l’« information ») contenue dans les pages du présent site Web, soit l’ensemble des faits, des données et des autres éléments d’information, est de nature générale, peut être modifiée sans préavis et ne doit pas être assimilée, par les visiteurs, à des conseils juridiques ayant force exécutoire sur quelque sujet particulier que ce soit.

La Chambre ne procède pas à la vente ou à la communication à des tiers des renseignements personnels fournis par les personnes qui veulent accéder à l’une ou l’autre des caractéristiques du présent site Web, sauf si elle impartit le traitement des renseignements dans le cadre de ses procédures administratives régulières.

La Chambre se réserve le droit d’effectuer des analyses statistiques du comportement et des caractéristiques globaux des utilisateurs. Ces analyses visent à mesurer l’intérêt envers le site et l’utilisation des diverses sections afin d’améliorer la conception et la navigation et de recueillir des renseignements aux fins de marketing. Seules les données globales dégagées de ces analyses, et non les données individuelles, serviront à cette fin.

Le site Web de la Chambre n’utilise pas de témoins de connexion (« cookies »). Le témoin de connexion est une donnée emmagasinée dans le disque dur d’un ordinateur renfermant de l’information concernant l’utilisation du site Web. D’autres sites Web peuvent renfermer des témoins de connexion qui accumulent de l’information sur l’utilisation des sites Web, notamment une liste des sites Web qu’une personne a visités.

Exactitude de l’information du présent site Web

L’information est jugée exacte, complète et à jour au moment de sa diffusion, mais la Chambre ne peut garantir qu’elle le demeurera en tout temps.

La Chambre n’est pas responsable des dommages directs, indirects, particuliers ou consécutifs qui découlent de l'utilisation du présent site Web, quelle que soit la cause de ces dommages.


Exactitude de l'information des sites Web liés au présent site Web

Le site Web de la Chambre contient des liens à d’autres sites susceptibles de mener les utilisateurs à des domaines au-delà des limites de la Chambre. Cette dernière n’est pas responsable des pratiques concernant la protection des renseignements personnels ni du contenu de ces sites Web. Elle ne contrôle aucunement l’exactitude, l’exhaustivité ou la pertinence de l'information contenue dans les pages de ces sites et fournit des liens vers ces sites aux visiteurs de son site Web uniquement à titre d’information et de commodité.


Copie de l’information du présent site Web

L’information du site Web de la Chambre peut être utilisée ou copiée à condition qu’elle soit utilisée ou copiée avec exactitude et non isolée de son contexte et que la source de l’information soit expressément citée. De plus, l’information ne peut être utilisée à des fins commerciales que par un membre de la Chambre. La Chambre n'est responsable en aucun cas de la manière dont l'information peut être utilisée ou copiée.

La Chambre se réserve le droit de modifier, d’effacer ou d’ajouter de l’information à n’importe quel moment.

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